1.用一頁(yè)紙打印多個(gè)郵件
利用Word“郵件合并”可以批量處理和打印郵件，很多情況下我們的郵件很短，只占幾行的空間，但是，打印時(shí)也要用整頁(yè)紙，導(dǎo)致打印速度慢，并且浪費(fèi)紙張。造成這種結(jié)果的原因是每個(gè)郵件之間都有一個(gè)“分節(jié)符”， 使下一個(gè)郵件被指定到另一頁(yè)。怎樣才能用一頁(yè)紙上打印多個(gè)短小郵件呢？其實(shí)很簡(jiǎn)單，先將數(shù)據(jù)和文檔合并到新建文檔，再把新建文檔中的分節(jié)符(^b)全部替換成人工換行符(^l)(注意此處是小寫(xiě)英語(yǔ)字母l，不是數(shù)字1)。具體做法是利用Word的查找和替換命令，在查找和替換對(duì)話(huà)框的“查找內(nèi)容”框內(nèi)輸入“^b”，在“替換為”框內(nèi)輸入“^l”，單擊“全部替換”，此后打印就可在一頁(yè)紙上印出多個(gè)郵件來(lái)。
2.一次合并出內(nèi)容不同的郵件
有時(shí)我們需要給不同的收件人發(fā)去內(nèi)容大體一致，但是有些地方有區(qū)別的郵件。如寄給家長(zhǎng)的“學(xué)生成績(jī)報(bào)告單”，它根據(jù)學(xué)生總分不同，在不同的報(bào)告單中寫(xiě)上不同的內(nèi)容，總分超過(guò)290分的學(xué)生，在報(bào)告單的最后寫(xiě)上“被評(píng)為學(xué)習(xí)標(biāo)兵”(如圖1右)，而對(duì)其它的學(xué)生，報(bào)告單中則沒(méi)有這一句(如圖1左)。怎樣用同一個(gè)主文檔和數(shù)據(jù)源合并出不同的郵件？這時(shí)就要用到“插入Word域”。在郵件中需出現(xiàn)不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“學(xué)生成績(jī)報(bào)告單”為例，具體做法是將插入點(diǎn)定位到主文檔正文末尾，單擊郵件合并工具欄中“插入Word域”，選擇下級(jí)菜單中的“if…then…else(I)…”，在出現(xiàn)的對(duì)話(huà)框中填入圖2所示的信息，單擊“確定”按鈕。 有時(shí)可根據(jù)需要在圖2的兩個(gè)文字框中寫(xiě)入不同的語(yǔ)句。這樣就可以用一個(gè)主文檔和一個(gè)數(shù)據(jù)源合并出不同內(nèi)容的郵件來(lái)。
3.共享各種數(shù)據(jù)源
郵件合并除可以使用由Word創(chuàng)建的數(shù)據(jù)源之外，可以利用的數(shù)據(jù)非常多，像Excel工作簿、Access數(shù)據(jù)庫(kù)、Query文件、Foxpro文件內(nèi)容都可以作為郵件合并的數(shù)據(jù)源。只要有這些文件存在，郵件合并時(shí)就不需要再創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)源，直接打開(kāi)這些數(shù)據(jù)源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿時(shí)，必須保證數(shù)據(jù)文件是數(shù)據(jù)庫(kù)格式，即第一行必須是字段名，數(shù)據(jù)行中間不能有空行等。這樣可以使不同的數(shù)據(jù)共享，避免重復(fù)勞動(dòng)，提高辦公效率。
4.篩選與排序
用郵件合并幫助器中的“查詢(xún)選項(xiàng)”，可以篩選記錄有選擇地進(jìn)行合并，也可以在合并的同時(shí)對(duì)記錄進(jìn)行某種排序。工作時(shí)記住它們，可以提高你的辦公效率。