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第一步 熟悉流程文件
企業(yè)的流程文件一般有以下四階：
質(zhì)量手冊（一階）， 程序文件（工作流程類）（二階），指導(dǎo)書、作業(yè)規(guī)范類文件（三階），記錄類（四階）。
重點先看二階，先把整個公司的運作流程熟悉了再說。
熟悉完二階，再去看三階的。
公司的具體事務(wù)事情該怎么做（流程），做到什么程度（規(guī)范）在你心里要有一個大致的框架。
這么多資料當(dāng)然不可能一下子都記到腦子里。
但是你必須在心里有一個印象，出現(xiàn)問題了之后，你們能第一時間找到相應(yīng)的二階和三階文件查閱具體要求。
第二步 熟悉公司的實際運作
可以對照二階、三階文件看實際的運作。這么做可以加快你入職初期學(xué)習(xí)的效率。
正常情況下文件怎么規(guī)定實際的運作就要怎么做。
但是有很多公司里面不是這樣的，多少都會背離要求，按照標(biāo)準(zhǔn)里面有規(guī)定不執(zhí)行就是不符合項了。但是這個時候不要傻傻的急著冒頭指責(zé)別人不按要求執(zhí)行，先了解情況再說。
在自己站穩(wěn)腳跟之前，低調(diào)學(xué)習(xí)。但是不管怎么樣，碰到問題一定要先記錄下來。在熟悉公司運作的時候別忘了最重要的人--你的上司。碰到疑問，要及時向他請教。一定要珍惜你的新手期，過了這個新手保護期，你再去問一些公司基本運作的事情，會被貼上“混日子”，“啥都沒學(xué)會”等標(biāo)簽。
第三步 了解各部門負(fù)責(zé)人的做事方式
一定要清楚他們的避諱，如果可以，了解他們的喜好。
最好的方式是找人事主管聊天請教。
為了更好的開展工作，先熟悉各部門負(fù)責(zé)人的性格特點，你只要提出要求，人事主管必然會幫你。一開始就和各部門主管打好關(guān)系是后面工作能夠順利開展的前提。
第四步 向各部門負(fù)責(zé)人請教約在他們方便的時候找他們聊天。
請教他們工作流程方面的事情，然后前面發(fā)現(xiàn)的實際工作和規(guī)定要求不一致的地方，也要告訴他們。
問他們知不知道？為什么會存在這種現(xiàn)象。很多前面碰到問題都能在這個環(huán)節(jié)得到解答。
第一步到第四步都是前期的學(xué)習(xí)和熟悉的部分，最好在一個月內(nèi)能夠完成。向各部門主管請教這種拜碼頭、秀存在感的事情，最好在前兩周就能完成。在此期間，上司安排做什么，你就做什么。
接下來講講進入工作狀態(tài)該做什么？
第五步 和上司明確你的工作職責(zé)要求
在新手期，上司安排你做的任何事情都有助于你快速融入工作環(huán)境。
但是要注意工作職責(zé)的界定，臨時指派給你的非職責(zé)范圍的工作不要一不小心成為你的專職。
如果你有多余的精力還好說，就怕真正忙起來了，這些工作甩不掉。
除了職責(zé)的界定，還要清楚上司對你職責(zé)范圍內(nèi)的要求。
明確要求之后，你要先了解這么做的話需要什么樣的權(quán)限，需要哪些資源，適時的向上司提出資源需求。
質(zhì)量體系專員這個職位很特殊，如果是有專門的體系部門，那崗位權(quán)限就很清楚。
但是沒有體系部門的公司就很多樣化了，有向質(zhì)量經(jīng)理匯報的，有向質(zhì)量總監(jiān)、副總匯報的，甚至由直接向總經(jīng)理匯報的。
有些歸質(zhì)量部管，有些歸總經(jīng)辦管。
所以正式開展工作前一定要先弄清楚公司對你這個崗位的定位。
如果要推動的事情超出你的權(quán)限范圍，一定要申請更高的權(quán)限。
第六步 梳理工作計劃（年度、月度、周計劃）
1、年度計劃：每年的什么時候做什么事
如果過去就有，自然最好，如果沒有的話。一定要做一個出來。
什么時候內(nèi)審、什么時候管理評審這是最基本的。
我喜歡按4M1E的方式展開，避免遺漏，我列舉的不一定全。
人：培訓(xùn)計劃--年度就要定好
崗位技能評定計劃--針對在職人員評估的
……
機：設(shè)備維護保養(yǎng)計劃
工裝維護保養(yǎng)計劃
計量器具的第三方外部校準(zhǔn)計劃
……
料：供應(yīng)商年度評鑒計劃
法：外審安排（去年什么時候?qū)彛衲昃投ㄔ谑裁磿r候）
內(nèi)審計劃
管理評審計劃
過程審核計劃
產(chǎn)品審核計劃
不符合整改計劃
年度新產(chǎn)品開發(fā)計劃
環(huán)：主要是安規(guī)類、環(huán)保類。
消防演練安排
產(chǎn)線區(qū)域劃分調(diào)整、維護安排
基本上相當(dāng)于把每個部門的年度工作計劃整合成你的工作計劃。
這么做的目的是方便跟蹤，事情不是你來做，但是你要跟，有沒有違反質(zhì)量體系的要求。
以上工作跟總經(jīng)辦的內(nèi)容是重合的，如果總經(jīng)辦有做，那要過來補充就行，如果沒有，推動他們和你一起做。
這就是為什么有些公司把體系專員歸口到總經(jīng)辦的原因。
2、月度計劃：把年度計劃分解成月度
年度計劃制定的時間是估算，那月度計劃的時間就應(yīng)該是精確到天的。
每月的KPI績效（產(chǎn)銷量、不良率、設(shè)備維護保養(yǎng)情況質(zhì)量成本核算等等）必須及時收集。
3、周計劃：自己的工作計劃年度月度都是公司層面的計劃，是你需要去跟蹤執(zhí)行情況的。
而周計劃則是你自己要做的事。
工作計劃的制定很重要，“如果你沒有計劃，那你的時間都會被別人計劃掉”。
很多人入職時候很苦惱，明明不是我的工作職責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)還要一直交給我來做。
那是因為領(lǐng)導(dǎo)眼中你是閑的。
尤其是體系專員，你的工作都是監(jiān)察類的，事情都是別人在做，貌似你什么都不用做。
一旦公司內(nèi)部有事情忙不過來，第一時間就想到你。
所以養(yǎng)成計劃的習(xí)慣，每周上班第一件是把計劃發(fā)給你領(lǐng)導(dǎo)。
他再要安排工作的時候，就會好好的思量一番。
正常周計劃的工作量排到80%就可以，另外的20%預(yù)留給變化和領(lǐng)導(dǎo)的指派工作。
第七步 日常的工作開展
開展工作的第一步，就是把去年的外審不符合項，客戶審廠的不符合項匯總出來。
逐項落實問題的整改完成情況，確保所有問題關(guān)閉，并證據(jù)充分。
接著就是每周都要確定各部門工作計劃的執(zhí)行情況，隨機抽查的方式，跟蹤執(zhí)行效果。
如果不符合要求，應(yīng)該及時開出不符合項報告。
如果放任不管，問題會累計的越來越多。
如果所在公司是實打?qū)嵉耐菩匈|(zhì)量管理體系，那體系專員的工作量還是很大的。
80%的時間都要耗費在流程梳理和完善的工作上。
公司各方面運作良好無異常，那體系專員會相對輕松，這個時候就要有計劃的去逐部門的去審核他們的運作情況，對照流程規(guī)范和記錄表單，看有沒有問題。
等到外審了再去臨時去挑毛病補資料，很可能會到導(dǎo)致公司的運作受影響，如果是這樣的話，你就等著挨罵吧。
事實上公司運作是不可能不出現(xiàn)問題的，產(chǎn)品出現(xiàn)重大或頻次不良，生產(chǎn)到期交付付出來，設(shè)計的樣品不符合客戶要求被退回，幾乎所有的問題，歸根結(jié)底都是體系流程不嚴(yán)密，存在缺失。這個時候就要補充完善了。
這個過程對體系專業(yè)來說才是最煎熬的，尤其是職責(zé)不明確的時候，技術(shù)說這事該質(zhì)量管，質(zhì)量說該生產(chǎn)做，經(jīng)常會鬧的不可開交。
要是碰到兩個部門負(fù)責(zé)人相互挑刺、掐架的時候，夾在中間是非常痛苦的。
這就是為什么要求體系專員要有良好的溝通協(xié)調(diào)能力，為什么要更高的授權(quán)。
很多公司由于資源配備不足，體系工作是脫離實際的，那作為體系專員的工作經(jīng)歷更多的是耗費在文件資料的一致性上。
那日常的記錄審核就非常關(guān)鍵了。
脫離實際的情況下，很多員工都會忘了流程文件的規(guī)定是什么，做出來的記錄和要求是不相符的，所以除了記錄審查之外，還要不斷的給員工做培訓(xùn)，客戶、審核機構(gòu)來審核的時候要怎么來回答。
要提供什么樣的記錄表單。
雖然我一直不提倡這么做，但這是特定時期的特殊現(xiàn)象，一時半會是沒有辦法杜絕的。
