首先，驗貨不是一次性就可以完成的事情，在貨物生產過程中就應該隨時關注產品的質量和包裝是否符合合同要求。凡是涉及條形碼、嘜頭、包裝圖案文字等細節性問題一定要事先通過傳真、復印件等提前審核并留檔備查，并請外商確認簽字后再請廠家生產，以免事后責任牽扯。廠家正式生產前，可將其打樣產品請外商確認，日后按照此確認樣進行驗貨。
    如果能夠蹲點在廠家監督生產當然最佳，不過一般不太現實。所以驗貨最好分為兩次，一次在交貨期進行到一半左右進行，前往廠家查看其產品是否符合合同要求，包裝嘜頭等是否印刷錯誤，這樣萬一有出錯的地方還有時間補救。另一次則在出貨前一個星期左右（產品大約生產到80%）進行驗貨，最好有外商方面的代表共同驗貨，待其簽字確認合格后即可。如果沒有外商代表陪同，則可自行按照確認樣和合同要求等進行驗貨，驗貨中遇見任何問題切忌自做主張，自做決定，一定要將問題反映給外商并得到其書面確認后方可，避免因此造成外商拒收貨物。     在驗貨時要注意以下問題：     a.貨物的品質、規格，應按合同的要求核實，必要時應進行加工整理，以保證貨物的品質、規格與合同規定一致。     b.貨物的數量：應保證滿足合同或信用證對數量的要求，備貨的數量應適當留有余地，備作裝運時可能發生的調換和適應艙容之用。     c.貨物的包裝和嘜頭（運輸標志）：應進行認真檢查和核實，使之符合信用證的規定，并要做到對保護商品和適應運輸的要求，如發現包裝不良或破壞，應及時進行修或換裝。標志應按合同規定的式樣刷制。     如果你的商品屬于要商檢的范圍，則需要進行報驗：     凡屬國家規定，或合同規定必經中國進出口商品檢驗局檢驗出證的商品，在貨物備齊后，應向商品檢驗局申請檢驗，只有取得商檢局發給合格的檢驗證書，海關才準放行。凡經檢驗不合格的貨物，一律不得出口。     申請報驗的手續是，凡需要法定檢驗出口的貨物，應填制“出口報驗的申請單”，向商檢局辦理證件取驗手續。“出口報驗申請單”的內容一般包括：品名、規格、數量（或重量）、包裝、產地等項。如需有外文譯文時，應注意中，外文內容一致。“申請單”還應附上合同信用證副本等有關單據，供商檢局檢驗和發證時參考。     申請報驗報驗后，如出口公司發現“申請單”內容填寫有誤，或因國外進口人修改信用證以致貨物規格有變動時，應提出更改申請，并填寫“更改申請單”，說明更改事項和更改原因。     貨物經檢驗合格，即由商檢局發給檢驗證書，進出口公司應在檢驗證書規定的有效期內將貨物出運。檢驗證書的有效期，一般貨物是從發證之日起兩個月內有效；鮮果、鮮蛋類為兩星期，植物檢疫為3星期內有效；如超過有效期裝運出口，應向商檢局申請展期，并由商檢局進行復驗合格后才能出口。     另外，要注意信用證上是否注明有第三方驗貨需求，如SGS等。如果有的話，則需要提前與該檢驗公司聯系驗貨事宜（一般要提前半個月左右以便安排驗貨時間）。由于SGS等專業檢驗公司較為嚴格，所以凡是安排有類似公司驗貨的訂單，你需要事先仔細地安排生產和隨時抽檢。驗貨后，該公司會出示是否合格的檢驗報告給外商以確定是否裝船出運。