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采購人員,采購的基本流程一定要懂

放大字體  縮小字體 發布日期:2024-09-09  來源:食品供應鏈管理  作者:網絡
核心提示:作為采購部的一名采購人員,通常來講,釆購員的基本工作流程主要包括以下八大環節:
   作為采購部的一名采購人員,通常來講,釆購員的基本工作流程主要包括以下八大環節:
 
1.釆購計劃
 
  根據企業使用部門的需求計劃,在核實過釆購計劃的準確性,并與相關計劃員或其它負責人 溝通確認無誤,并存單保存后,做出最終的釆購計劃。
 
2.詢價和還盤
 
  此環節主要工作有以下兩大塊:
 
  1) 發詢價函:了解好供應商后,需發詢價函,讓供應商對價格、交貨時間、付款方式、售后服務等確認后加蓋公章回傳;
 
  2) 議價:綜合考慮價格、交貨的及時度、付款方式等方式找出二三家,進一步商談,以達到最能保障公司利益的企業進行合作。
 
  需要注意的是:要求多家供方報價單盡可能做細致,能做到細節出處最好,起到知道所釆購物品來龍去脈的效果,并利用所有途徑去驗證,這樣后面還價也有理有據容易達到預期。
 
3.做釆購訂單、合同
 
  在詢價議價完成后,接下來要做的就是做訂單了。訂單做好后要與各供應商提供的書面 報價、比價表及先前做好的釆購計劃、計劃確認單等等裝訂到一起。
 
  接下來需要做另一個版本文件,即合同。合同版本基本是固定的,但要結合公司的要求 以及與供方談判的結果以及不同的材料不同的要求而變化。
 
4.跟蹤貨物
 
  在此環節,要了解整個供應過程是否正常,了解接貨人的聯系方式、地址,并及時通知 供應商;另一方面,供應商發貨后,還要了解承運人的聯系方式等。這樣便于隨時跟蹤貨物在途中的狀態。
 
5.組織倉儲接貨
 
  這個環節主要是要注意通知庫管人員做好接貨準備,比如要了解貨物何時到貨、是否有隨貨單據等等。很多企業采購對此會制定出一個統一的走貨單版本,要求發貨方抄送到相關部門,采購實時跟進。
 
6.組織質檢驗貨
 
  這個環節主要需要做以下具體工作:合同簽訂后及時通知檢驗部門,讓其做好驗收準備,包括儀器、實驗器材、試劑、驗收標準(其中入廠標準、國標、合同標準、部分物資按供應商企業標準),以便貨到后及時驗收并出具驗收合格單。
 
  總之,做好前期檢驗、中期檢驗、后期檢驗。避免到貨才發現問題影響其他。
 
7.貨物達到要求后倉儲入庫
 
  產品驗收合格后,根據驗收合格單,庫房開具入庫單,釆購員需收集入庫單、檢斤單、質檢報告單等做好付款準備。主要強調各環節資料轉接順暢,并互通知悉。
 
8.結算
 
  付款前一定要把相關單據提前備好,以便按照合約及時付款,即“說到哪里做到哪里“誠信”是相互的,對你對他都重要。
 
  付款準備的資料如下:付款申請單、發票、入庫單、質檢單、檢斤單、合同或訂單等。
 
  采購員要起到公司財務和供應商之間的橋梁作用,適時提出有利于自己的結算方式。
編輯:foodqm

 
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