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食品企業內、外部溝通控制程序

放大字體  縮小字體 發布日期:2023-04-11  來源:食品質量管理公眾號  作者:食品論壇網友 年青人123 分享
核心提示:食品企業內、外部溝通控制程序
一、目的
 
  為了及時、準確地收集、傳遞和處理公司在質量、食品安全、環境管理、安全管理方面的有關信息,促成工作目標有效完成,制定本程序。
 
二、適用范圍
 
  適用于公司內部的信息交流與協商處理,以及公司各部門與外部各相關方的信息交流與處理。
 
三、權責
 
  1、公司管理者代表:
 
  負責組織協調對內、對外有關質量、食品安全方面信息的處理。
 
  2、EHS小組組長:
 
  負責組織協調對內、對外有關環境、職業健康安全方面信息的處理。
 
  3、質量和食品安全專員:
 
  負責統籌公司對內、對外有關質量、食品安全方面信息的收集、傳遞和處理。
 
  4、EHS專員:
 
  負責統籌公司對內、對外有關環境、消防、交通、職業健康等安全方面信息的收集、傳遞和處理,并負責公司對內、對外有關壓力容器等特種設備安全方面信息的收集、傳遞和處理。
 
五、作業內容
 
  1、外部溝通
 
  a) 與供應商、承包方的溝通
 
  b) 與顧客就產品信息(包括預期用途有關的說明、貯存要求、保質期等)、質詢、合同或訂單處理、信息反饋(包括顧客抱怨)的溝通;
 
  c) 與衛生防疫部門、質量技術監督部門等食品主管部門的溝通;
 
  d) 體系更新時對其他組織(如行業協會、同行業廠商等)的影響
 
  2、與外部交流的信息
 
  a)與環境監測站、生態環境局、應急管理管理局、市場監督管理局、地方勞動部門、總工會、消防局、公安局、供電局
 
  b)市場監督管理局、海關等當地政府、認證機構等單位之間傳遞的信息(包括上傳下達的文件、資料和監測、檢查的結果等);
 
  c)政策法規標準類信息,產品質量、食品安全、環境、安全法律法規、條例等;
 
  d)涉及其他相關方的信息(如供應商物料的執行標準等)和相關方反饋的信息及其投訴等;
 
  e)各部門直接從外部獲取和向外部傳遞的有關質量、環境、食品安全、安全管理等方面的其他外部信息。
 
  3、外部信息處理
 
  相關部門在獲得外部信息后,先判定信息使用范圍,并向相關責任人報告。
 
  4、信息收集
 
  反饋方式信息的收集、傳遞與處理可采用書面資料、電子媒體、召開會議、討論交流、通訊等方式進行。
 
  5、內部溝通內容
 
  a)產品或新產品信息;
 
  b)原料、包材和服務信息;
 
  c)生產系統和設備;
 
  d)生產場所、設備位置、周邊環境;
 
  e)清潔和衛生方案;
 
  f)包裝、儲存;
 
  g)人員資格水平和職責權限分配;
 
  h)法律法規要求;
 
  i)與食品安全危害和控制措施有關的知識;
 
  j)顧客、行業和其他要求;
 
  k)來自外部相關方的咨詢;
 
  l)表明與產品有關的食品安全危害的抱怨;
 
  m)影響食品安全的其他條件(如檢測方法、條件等)。
 
  6、內部信息
 
  a)正常信息,如管理要求、方針目標、績效測量和監視記錄、內部審核與管理評審報告及體系正常運行時的信息;
 
  b)不符合信息,如體系內部審核的不合格報告、日常檢查不合格情況、糾正和預防措施處理單等;
 
  c)緊急信息,如出現火災、洪澇災害、臺風、工傷事故、事件等情況下的信息;
 
  d)其他內部信息,如員工的建議等。
 
  7、信息處理
 
  a)各部門收集到的有關環境、職業健康安全等外部信息,及時傳遞給EHS專員;食品安全、質量管理外部信息,及時傳遞給品控部;需要向外傳遞的信息必須經總經理或其授權人員審批后,再按規定向外傳遞。
 
  b)當接收到監測或檢查結果出現不符合情況時,按照《糾正、預防和改進措施控制程序》相關要求進行處理。
 
  c)直接從外部獲取的環境、職業健康安全、食品安全、質量有關的法律、法規和標準等管理信息時,按《文件控制程序》中外部文件的要求處理。
 
  d)相關信息轉化成文件按《文件控制程序》中文件制定、修訂等要求進行。
 
  8、溝通渠道與方法
 
  依據不同的對象內容采取不同的的方法,如:會議、公告、電話、短信、報告表、內部聯絡單 、郵件和傳真等等。
 
五、相關文件
 
  記錄控制程序
 
六、相關記錄
 
  報告表
 
  內部聯絡單
 
  溝通記錄
編輯:foodqm

 
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