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“供應(yīng)商現(xiàn)場審核”與“參觀工廠”是我們供應(yīng)鏈人經(jīng)常面對的工作，如何高效地對供應(yīng)商現(xiàn)場進行審核，以及在參觀工廠時如何能快速了解它？
本文分享供應(yīng)商現(xiàn)場審核的4個標(biāo)準(zhǔn)動作與快速了解工廠的11個方面問題。
4個標(biāo)準(zhǔn)動作：問、查、看、記
為了快速地發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的風(fēng)險，審核供應(yīng)商時，有4個標(biāo)準(zhǔn)動作：問、查、看、記。
問：是向供應(yīng)商提出有力的問題。
查：是查證供應(yīng)商的相關(guān)記錄。
看：是看供應(yīng)商的實際操作
記：是將相關(guān)的證據(jù)與發(fā)現(xiàn)予以記錄。
由于供應(yīng)商記錄容易造假，所以我們的審核最有價值的兩個動作，是“問”和“看”。但怎么問，怎么看，才能問出風(fēng)險，看出問題，是需要一些技巧的。
在做供應(yīng)商審核時，下面這些問題通常是被問及到。
第一類問題：
你們家有什么樣的生產(chǎn)設(shè)備？
你們家有哪些檢測設(shè)備？
你們的客戶有哪些？
解析：這類問題是調(diào)查表里面已經(jīng)有的，供應(yīng)商在填調(diào)查表時非常用心，當(dāng)他把調(diào)查表發(fā)給你們之后，發(fā)現(xiàn)你們還問調(diào)查表里的問題，說明你們并沒有去看調(diào)查表，這樣的客戶是不專業(yè)的客戶，供應(yīng)商就會起輕視之心。
第二類問題：
你們家是如何做質(zhì)量管理的？
你們是如何保證給我們家的貨都是合格的？
如果我們家的訂單和競爭對手的訂單發(fā)生沖突了，你會優(yōu)先保證誰？
解析：這類問題屬假大空的問題，表決心的問題，對于這類問題，會干的不一定會說，會說的不一定真干。表決心的問題供應(yīng)商最容易會回答，優(yōu)先保證你（供應(yīng)商跟誰都這么講）。
第三類問題：
你們家的儀器是如何校驗管理的？
你們家不合格品是如何管理的？
你們家設(shè)備是如何管理的？
解析：這類問題屬ISO模塊化的問題。這類問題供應(yīng)商最好回答，只要引到ISO標(biāo)準(zhǔn)體系當(dāng)中即可。比如我們有一個儀器校驗管理程序，我們有一個不合格品處理流程，這是程序與記錄。
調(diào)查表里已經(jīng)有的問題、假大空的問題，ISO模塊化的問題，我把它稱為供應(yīng)商審核的三不問。
供應(yīng)商審核應(yīng)該問什么？
1. 以寫供應(yīng)商風(fēng)險審核報告為目的來問。
我們做完供應(yīng)商審核不是目的，最后要整體對供應(yīng)商的風(fēng)險做個總結(jié)報告，能不能用才是關(guān)鍵。注意，這幾年供應(yīng)商審核最大的問題是給每個項目打分，但缺乏總評價。
當(dāng)每次審核員都在想，下面的這個報告怎么填寫時，問的問題就找到了方向。
2. 問“不”。
供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量是由“人、機、料、法、環(huán)”這5大要素構(gòu)成的，簡稱4M1E。
現(xiàn)場質(zhì)量審核的重點，可以圍繞“人、機、料、法、環(huán)”這條主線，找到關(guān)鍵要影響要素。
比如去審膠囊廠，我們會發(fā)現(xiàn)膠囊的產(chǎn)品質(zhì)量主要是受“料”影響，所以審核的重點是去查物料；有一些企業(yè)是靠人工組裝，這時“人”的穩(wěn)定性就是關(guān)鍵要素；有的企業(yè)依靠自動化設(shè)備，主要靠這些設(shè)備決定了產(chǎn)品質(zhì)量，所以會重點查“機”；有的企業(yè)是靠工藝配方，重點去查“法”，如果環(huán)境對生產(chǎn)質(zhì)量有較大影響，我們就會去查“環(huán)”。
人的“不”如何問？
問員工的流失率，抓住2個關(guān)鍵人：一個是供應(yīng)商的質(zhì)量經(jīng)理，一個是生產(chǎn)線的工人。
我們會問供方質(zhì)量經(jīng)理，工作多長時間了？前任質(zhì)量經(jīng)理去哪里了？前任質(zhì)量經(jīng)理做了多長時間？
如果前任質(zhì)量經(jīng)理升任公司高管，我們就會認(rèn)為這家企業(yè)質(zhì)量比較樂觀。如果他的前任質(zhì)量經(jīng)理只做了很短的時間，就被迫離職，現(xiàn)任質(zhì)量經(jīng)理接手時間也不長，我們就會擔(dān)心這家企業(yè)的質(zhì)量問題。
因為質(zhì)量經(jīng)理頻繁離職，也就折射了這家企業(yè)質(zhì)量不好干。而對操作人員的問話，往往放在放松環(huán)境下的閑聊，重點聊工資夠不夠花 對企業(yè)滿意不滿意。如果員工一提工資、一提企業(yè)都苦大仇深，那么人員的流失率就會高，可以緊以員工的離職記錄與離職訪談來驗證。人不穩(wěn)定，產(chǎn)品質(zhì)量很難保證。
機器的“不”主要問設(shè)備的非計劃性維修。
設(shè)備非計劃性維修表明設(shè)備突然出了故障，沿著設(shè)備為什么會發(fā)生故障，故障前與故障后的生產(chǎn)的產(chǎn)品是如何處置的，一直深挖供應(yīng)商很多管理問題就會浮出水面。
材料的“不”問最近一年來主要物料發(fā)現(xiàn)的的質(zhì)量問題有哪些？是如何進行糾正與預(yù)防的？
方法的“不”問最近一年發(fā)生的返工返修，客戶退貨有多少是由于方法造成的？
環(huán)境的“不”問最近一年發(fā)生的返工返修，客戶退貨有多少是由于環(huán)境造成的？
3. 要追問，連問5個為什么。
對每個問題要打破砂鍋問到底，連續(xù)問5個為什么。
因為只有連續(xù)問了5個為什么，才能突破表層的借口，追到問題的根本原因。
供應(yīng)商某關(guān)鍵生產(chǎn)設(shè)備數(shù)控機床經(jīng)常發(fā)生故障，維修人員通過更換備件解決故障，設(shè)備故障約每個月發(fā)生一次，主要原因是主控制板發(fā)生故障。
問：為什么發(fā)生故障？
答：線路板燒壞。
問：為什么線路板燒壞？
答：降溫不好。
問：為什么降溫不好？
答：空氣流通不暢。
問：為什么空氣流通不暢？
答：數(shù)控機床外空氣進不去。
問：為什么空氣進不去？
答：濾網(wǎng)上結(jié)塵。
所以供應(yīng)商審核有三問：以寫風(fēng)險評估報告來問，問“不”及連續(xù)追問5個Why。
快速了解工廠的11個方面問題
30多年前，豐田汽車某供應(yīng)商獲準(zhǔn)到美國同行“胡佛環(huán)球“ （Hoover Universal ，后被江森收購）某工廠參觀。
時間不到一小時，現(xiàn)場未作任何筆記，但最后提交的報告顯示，其估算的工廠運營成本竟與該工廠實際水平非常接近。
而讓人非常難堪的是，當(dāng)Hoover Universal 的管理層到豐田這家供應(yīng)商回訪時，卻“幾乎什么也沒學(xué)到”。
這讓當(dāng)時Hoover Universal 的一把手R. Eugene Goodson為之震驚，“痛定思痛” 后決心好好研究下如何對工廠進行一個快速有效的審核。
R. Eugene Goodson 總結(jié)了11個方面的問題以快速了解一個工廠的運營水平，并在 Harvard Business Review 上以 Read a plant--fast 為題發(fā)表了文章。
1、客戶滿意
最佳工廠的工人一定知道誰是他們的客戶（包括內(nèi)部客戶和外部客戶），并把客戶滿意作為自己的首要目標(biāo)。
除此之外，他們還明白，讓來訪者體驗與眾不同的經(jīng)歷，讓他們離去時仍嘖嘖稱道，正是自己的責(zé)任。
工廠對客戶究竟是傾心關(guān)懷，還是麻木不仁，通過短短一次參觀就能涇渭立見。
在客戶至上的工廠里，你會受到熱烈歡迎，會有人熱情為你介紹工廠布局、員工、客戶和產(chǎn)品情況；質(zhì)量與客戶滿意度的評分結(jié)果也會醒目地公布出來。
如果你問某個員工“你手頭的產(chǎn)品接下來流向哪兒？”，而回答是“福特”或“6號線的約翰”，那么，在此評估指標(biāo)上，給這家工廠的打分就可以高；
如果回答是“我把它放進這個桶里，接下來怎么樣我不清楚”，那么，打分就應(yīng)該低。
2、安全、環(huán)境、整潔與秩序
整潔有序的工廠里，零部件易于找到，庫存易于清點估算，并且產(chǎn)品轉(zhuǎn)移也是安全和高效的。
這樣的工廠光線充足，空氣質(zhì)量好，噪音低。庫存、工具和流程都有直觀的標(biāo)志系統(tǒng)清楚標(biāo)明。
一家工廠在這些方面究竟做得有多好，只需略作瀏覽便可一目了然。所有零部件都應(yīng)受到同等重視。
許多公司殫精竭慮將貴重部件安排得井井有條，對標(biāo)簽、緊固件等低值部件卻常常掉以輕心。這種習(xí)慣有時代價非常高昂。
事實上，江森自控公司生產(chǎn)汽車座椅時，我們從未遺失過一張靠背或一塊坐墊，可是，將傾斜裝置與靠背坐墊連接起來的螺栓卻經(jīng)常遺漏缺失。
我們不可能交付給客戶缺少螺栓的座椅（即使交付了，也收不到貨款），因此，小小一顆螺栓，其價值其實與貴重部件難分伯仲。
3、目視化管理系統(tǒng)
提供目視化的、明確指示方向的視覺工具在運行良好的工廠隨處可見。這些標(biāo)識為員工清楚指明了位置和任務(wù)，極大提高了生產(chǎn)效率。
參觀時，應(yīng)注意尋找各種工作安排工具，如生產(chǎn)計劃“看板”（kanban）、分色標(biāo)志的生產(chǎn)線或工段、醒目張貼的工作要求、質(zhì)量產(chǎn)出圖表以及維修記錄。
反映工廠良好的直觀管理的其他標(biāo)志還包括：公布小組成員名單、生產(chǎn)改進措施以及休假計劃等信息的布告欄，可以通覽當(dāng)前總體運作情況的中央控制室或整體進度板等。
通常，化工及其他加工行業(yè)的工廠直觀管理程度相當(dāng)高，但并非各種標(biāo)志層出不窮、雜亂無章；即便是一些規(guī)模最大的工廠也傾向于將產(chǎn)品流動、工廠布局和其他重要信息一并集中顯示。
4、生產(chǎn)計劃系統(tǒng)
最佳工廠依靠一個統(tǒng)一的“定速程序“（pacing process）來管理各條生產(chǎn)線及其供應(yīng)商。
該程序常常位于生產(chǎn)線尾端，它控制著所有上游活動的速度和產(chǎn)量，很像領(lǐng)跑車在賽道上設(shè)定并控制著所有賽車的速度。
每道工序的生產(chǎn)要求都由下道工序的生產(chǎn)要求決定。這就有效地控制了庫存，提高了質(zhì)量，縮短了停工時間，因為生產(chǎn)線再也不停工待料了。
相比之下，在使用中央生產(chǎn)計劃系統(tǒng)的工廠中，則會在流程的某個點上出現(xiàn)過多呀過少生產(chǎn)某些部件的情況。這是因為給每條生產(chǎn)線發(fā)布指令的是中央電腦，而不是實際使用該部件的生產(chǎn)線。
如果庫存在某個工段出現(xiàn)了積壓，那么，各生產(chǎn)計劃系統(tǒng)極有可能是“各掃自家門前雪”；或者，整個流程“流速”不當(dāng)。
同樣，如果生產(chǎn)計劃是由中央制造物料規(guī)劃系統(tǒng)（central MRP system）做出的，生產(chǎn)線上則隨處可見電腦屏幕或堆積如山的工作任務(wù)單。
5、空間使用、物料移動與生產(chǎn)線流動
最佳工廠的空間使用率很高。理想狀態(tài)是：物料僅移動一次，移動距離盡可能短，移動時物料置于高效率的運輸箱中。
生產(chǎn)物料應(yīng)沿生產(chǎn)線存放，而不是在幾個庫存區(qū)分隔儲藏。工具和工藝裝置擺放應(yīng)盡量靠近機器。
工廠布局應(yīng)保證產(chǎn)品流動持續(xù)順暢，而不是圍繞特定種類的機器分成不同的“車間”，一個個塊狀分隔。
在任何工廠里，空間都是寶貴的必需品。有些工廠把騰出新的空間定為提高生產(chǎn)效率的目標(biāo)。
我們有位廠長甚至將這一概念提升到了藝術(shù)的高度，他經(jīng)常騰出生產(chǎn)空間，然后將地板擦得锃亮，并用欄桿圍起這塊空間，然后向銷售部門提出挑戰(zhàn)，要求他們開發(fā)新的業(yè)務(wù)，使騰出的空間再次得到利用。
6、庫存與在制品水平
內(nèi)部運作常常所需庫存很少，因此，可見零部件數(shù)量是衡量工廠精益生產(chǎn)水平的很好標(biāo)準(zhǔn)。
看一看生產(chǎn)線，數(shù)一數(shù)每個工段的庫存，你就能快速了解工廠的庫存水平。
例如，如果生產(chǎn)線每分鐘生產(chǎn)1件產(chǎn)品，你就知道每小時的產(chǎn)量是60個。如果你發(fā)現(xiàn)某工段旁堆著約500件這種產(chǎn)品，你就知道靜靜躺在那兒的是8個小時的產(chǎn)量。
大多數(shù)情況下，一個工段每次需要的庫存不應(yīng)超過幾分鐘的產(chǎn)量。每個零部件應(yīng)該直接送到下道工序，迅速投入使用。
7、團隊合作與激勵
最佳工廠里，員工時刻牢記生產(chǎn)效率和質(zhì)量目標(biāo)，他們熟諳本職工作，樂意與客戶、來訪者分享自己的知識。
只需要在工廠里掃視一下，士氣高昂的員工與邋遢、漠不關(guān)心的員工便一目了然。
甚至與操作員稍作交談，所得到的信息也頗為可觀。
參觀時要看看工廠是否將安全與環(huán)保措施以及質(zhì)量與生產(chǎn)效率改進捷報貼在醒目的地方。
有時公司壘球隊的照片、慈善捐款情況公告也能說明問題。
另外，不妨找找與項目攻關(guān)和員工授權(quán)相關(guān)的布告或圖表。
這些都是團隊合作的明顯標(biāo)志。如果找不到這些標(biāo)志，那么很可能該工廠對團隊合作僅僅是“葉公好龍”。
不過，也可以在參觀時向管理人員和工廠員工提些相關(guān)的問題，作為觀察的補充。
8、工具設(shè)備狀況及其維護保養(yǎng)
在最佳工廠里，設(shè)備整潔而且保養(yǎng)良好。采購日期與成本醒目地印在機器一側(cè)，保養(yǎng)記錄張貼公布。這些細(xì)節(jié)保證了工人能充分了解機器，并能制定預(yù)防性保養(yǎng)計劃。
但也許更為重要的是，通過公開成本、公開保養(yǎng)記錄，公司向員工表明：
（1）管理層關(guān)注產(chǎn)品；
（2）為確保工廠運行順暢，公司已作了很多投入；
（3）管理層關(guān)心員工工作。
所有這些都是保持員工高昂士氣的重要因素。
此外，通過向車間員工詢問運轉(zhuǎn)情況，也能了解到許多信息。
比如可以向員工提出的一個問題是：操作人員和產(chǎn)品開發(fā)人員是否參與了工具設(shè)備的采購。
因為，車間一線工人和其他直接參與產(chǎn)品開發(fā)和生產(chǎn)的人員最清楚新設(shè)備的優(yōu)缺點，也最了解生產(chǎn)線的實際需求。
最后，應(yīng)該親自查看一下設(shè)備。
機器不一定要新，但如果一臺新置的機器污穢不堪、疏于修理，就表明該工廠預(yù)防性保養(yǎng)工作做得很差。
相反，如果一臺機器盡管購買已有時日，但看上去仍光亮如新，則說明該工廠對自己的投資呵護備至。
事實上，只要觀察方法正確，許多問題輕易即可發(fā)現(xiàn)。
9、復(fù)雜性與不確定性管理 （風(fēng)險管理）
這一分類評估的是工廠在管理、控制和降低本行業(yè)面臨的復(fù)雜性和不確定性方面的水平。
在參觀結(jié)束前評判工廠在此分類的表現(xiàn)確屬不易，但是，何不重點關(guān)注某些指標(biāo)？
例如，許多公司都要收集處理成千上萬的數(shù)據(jù)，其量之大，遠(yuǎn)超所需。
如果觀察到有許多人在手工錄入數(shù)據(jù)，且每天輸入數(shù)據(jù)的鍵盤數(shù)量眾多，那么，該公司在復(fù)雜性和不確定性處理方面的工作做得實在不敢恭維，而如果數(shù)收集也由人工完成，則糟糕尤甚。
此外，精益工廠產(chǎn)品流動迅速，庫存維持在最低水平，因此，工人需熟悉的零部件數(shù)量有限。
最佳工廠能用同類零部件生產(chǎn)沒的產(chǎn)品。有些公司（如豐田汽車和戴爾電腦）甚至設(shè)計出幫助操作人員從眾多零部件中挑出正確部件的系統(tǒng)，從而將復(fù)雜性處理融進了生產(chǎn)流程。
比方說，如果工人拿錯了氣門，可能就會隔斷感應(yīng)器了出的電子光束，因而使紅燈亮起來，并發(fā)出聲音警報。可以問一下他們廠里是否安裝了這類系統(tǒng)。
10、供應(yīng)鏈整合
最佳工廠僅與數(shù)量有限的幾家供應(yīng)緊密合作，這些供應(yīng)商緊密合作，這些供應(yīng)商竭誠配合支持最佳工廠，因此最佳工廠成本低而質(zhì)量高。
只要看看工廠進料箱上的標(biāo)簽，就能大致估算出它有多少家供應(yīng)商。
注意：進料箱上印有哪些供應(yīng)商的名字？進料箱是否為運進工廠的定制部件專門設(shè)計？箱外有沒有貼上專門的標(biāo)簽？
如果一家工廠同時向多家供應(yīng)商采購?fù)瑯拥幕蛲惖牟考敲垂⿷?yīng)商直接參與工廠產(chǎn)品開發(fā)的可能性就微乎其微了。
對于工廠來說，一個最佳方法就是根據(jù)可裝運的制成品向供應(yīng)商付款：一旦產(chǎn)品下線，付款便自動完成。這就減少了許多文書工作，也減少了結(jié)賬所需的人手。
問問工廠有關(guān)人員他們是如何向供應(yīng)商付款的；提這樣的問題看起來無傷大雅，因此被問員工經(jīng)常會信口作答。
如果在收貨平臺可以看到的文書工作林林總總，那就表明工廠供應(yīng)鏈成本還是太高。
最佳工廠從供應(yīng)商那兒獲取物料，應(yīng)該像同一生產(chǎn)線中下道工序從上道工序那兒獲取物料一樣。
11、質(zhì)量至上
最佳工廠總是孜孜不倦努力提高質(zhì)量和生產(chǎn)效率,并且有跡可循。一家工廠是否關(guān)心質(zhì)量通常一眼就能看出。
如果員工真的為自己的質(zhì)量項目感到自豪，他們通常會給它取個名字，會懸掛橫幅展示工廠的遠(yuǎn)景規(guī)劃、使命宣言、經(jīng)營目標(biāo)以及迄今為止的達標(biāo)情況。
工廠和小組的長、短期目標(biāo)，還有內(nèi)、外部客戶的要求、生產(chǎn)計劃、工作指令、生產(chǎn)效率水平/進料出貨質(zhì)量、廢料與返工、出勤、員工休假計劃、安全和員工培訓(xùn)等情況記錄都應(yīng)該在生個工段張貼展示。
另外，還應(yīng)該了解工廠是如何處理廢料的。管理較好的工廠有意喚起員工對廢料的注意，而不是將廢料東匿西藏。
例如，它們會用燈光聚焦廢料，或用紅色標(biāo)簽將其醒目標(biāo)出，因為它們想立刻知道廢料是否正在堆積，或者生產(chǎn)流程的某段是否正在生產(chǎn)次品。
可以詢問員工次品下線時他們是如何處理的。隨意丟棄或者故意藏匿次品是低效率的標(biāo)志。
最后，還應(yīng)該問一下產(chǎn)品開發(fā)的情況。開發(fā)過程中有沒有設(shè)定成本與時間目標(biāo)？新啟動的業(yè)務(wù)管理是否好，成本是否低？
