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第一部分：制定流程的目的
搜集、審視、維護新供應商的信息或供應商變更信息（供應商主數據），這些信息用于供應商認證、選擇和付款等目的。
第二部分：適用性
新供應商信息的維護和供應商信息變更。
第三部分：采購部內部的分工
采購尋源：要求供應商提供信息，檢查供應商提交文件的齊全性；
采購跟單：錄入供應商基本信息；
采購負責人：審核供應商資料、審批供應商信息。
第四部分：具體操作
第一步：要求供應商提供信息
對于新的潛在供應商，采購部向供應商收集基礎信息；對于供應商信息變更，采購部向供應商收集變更信息。
第二步：提供基本信息
（1）新供應商需要提供的信息是：
供應商基本信息表、營業執照復印件（蓋公章）、銀行開戶證明、代理證（代理商須提供）、保密協議、技術質量保證協議、企業組織架構說明、業務流程圖、產品資料、質量體系認證證書、生產設備清單等。
（2）供應商信息變更要求提供的資料是：
新供應商的營業執照、 《企業變更名稱登記核準通知書》（或注冊機構提供的類似更名證明，直接更名用）/政府機關出具的企業改制文件（直接更名用）、供應商更名通知等。
第三步：審視并生成維護信息
審視供應商提供的基本信息并申請維護供應商信息。
第四步：審核、審批供應商資料
從以下角度進行審核、審批：
（1）從業務角度對供應商資料進行審視，決定是否批準；
（2）從供應商資料的齊備性及規范性進行審核，對于資料不齊備的，退回要求補齊資料。
第五步：錄入供應商信息
審批通過后在ERP系統錄入或更新供應商信息。同時紙質資料存檔。
第五部分：相關表單
1.信用分析工具表；
2.新供應商需提供資料清單；
3.供應商基本信息表；
4.供應商信息詢問問卷；
5.供應商現場考察報告；
6.供應商競爭性評估表。
新供應商應提供的資料
必須提供的：
1.《供應商基本信息表》
2.《供應商信息詢問調查表》
3.《供應商評審表》
4.營業執照
5.銀行開戶證明
6.代理證（代理商須提供）
7.供貨協議
8.保密協議
9.技術質量保證協議
盡量提供：
10.公司組織圖與介紹、主要流程圖
11.近期的財務報告
12.相關產品情況介紹
13.質量體系認證證書（定制件制造商必須提供）
14.生產設備清單、關鍵設備能力（定制件制造商必須提供）
