一、從質量管理體系標準出發,回答標準提出的所有要求
既然質量管理體系標準具有指導和證實作用,我們完全可以以標準的框架為思路,回答標準所提出的要求。
組織應按IS09001:2015標準的要求,構思本組織應建立的文件。
標準提出了對質量管理體系文件的要求,每一具體條款都可能涉及至少一項質量活動的要求,我們應該在自己的文件中闡明如何實現這些要求。
如對“不合格品控制( ISO9001:2015稱為“不合格輸出的控制")”條款,我們在文件中應說明如何對不合格品進行控制,如誰來管這件事,何時何地如何控制,按什么規定,形成什么記錄。對標準所有要求,都要作出明確唯一的回答,一個都不能少。
二、從組織實際出發, 體現自己的特點
標準的每一款要求都是通用的,面向各種類型、不同規模的組織。
但如何達到要求卻是各式各樣的,各不相同的,應根據自己的情況,因地制宜的。如同我們要求大家要參加體育活動,鍛煉身體,而每個人根據自己的情況選擇不同項目、不同方式來進行鍛煉。抗日戰爭打游擊戰,是地雷戰還是地道戰,各村有各村的高招,不存在一個統一的辦法。
因此照抄別人的文件是不行的,完全生吞活剝照抄標準更是不可取的,因為標準提到的是要求,而沒有告訴我們達到要求的辦法,如何實施來滿足要求是組織自己的事。
這里還提倡不要照抄標準的語言來寫文件,我們提倡采用標準的術語,但要在理解標準的基礎上,用自己的語言,說明用什么辦法來滿足標準的要求。
否則標準提出“組織應ABC", 文件寫成“本公司做到ABC", 這種文件并沒有回答標準提出的要求,毫無指導意義。
體現自己的特點還表現在文件的集中和分散,文字的詳盡和簡約的程度上。這要根據產品過程的復雜程度,規模大小,員工文化程度和素質高低來靈活運用,總的原則是從組織實際出發,滿足需要為原則。
三、領導層要全程參與
文件編寫不要被認為是項單純的文字 工作,單純交給一個脫離了職能部門的寫作班子就可以了。
它實際上是一項管理工作的設計和策劃。盡管大的決策,如方針、目標、組織結構、職責權限等已由領導層商定,但在編寫過程中往往會提出一些需從全局權衡的問題,隨時需要體現領導的意圖和抉擇,所以管理者代表一定要 全程跟蹤文件的編寫。
根據出現的問題與領導層溝通,隨時作出決策,否則,全部等待領導審批過程再解決,往往會導致返工,影響進度,同時會降低文件的質量。
四、盡可能由職能部門起草操作性的文件
除質量手冊以外的文件,盡可能由負責該項內容的專業職能部門來起草,如由負貴采購的供應科起草有關采購方面的文件。
首先,職能部門都有負責工作設計的責任,這些部門具有從事這些工作的經驗,在學習和理解標準的基礎上,它們起草的文件,一般具有可操作性,能從實際出發,繼承原有的經驗。
這些文件再經過討論,平衡補充后,往往能取得良好效果,而且實施起來比較順暢。
如果把所有文件全由寫作班子或質管部門“包辦”,盡管冥思苦想,精心設計,但一經討論,職資部門或者“百般挑剔”,或者“未置可否”,使工作陷于被動,也會增加試運行中的困難。更可能帶著“問題”,長期運轉不暢。
當然在盡可能由職能部門起草的情況下,專業管理部門仍有很重的“把關任務”。各職能部門編寫的文件往往有“門檻較低"和“本位主義”的可能,需要專業管理部門,進行與標準銜接和部門之間的協調工作。
同時也還有許多綜合性很強的文件,很難由某個專業職能部門來起草,例如“數據分析”方面的文件,可以由質管部門負貴起草。